DUKUNGAN SISTEM INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Pendukung SPK

A.PENDAHULUAN.
Agar sukses dalam bisnis saat ini, perusahaan membutuhkan sistem informasi yang dapat mendukung kebutuhan pengambilan keputusan dan berbagai informasi dari manajer dan praktisi bisnis. Dalam bab ini, akan dibahas bagaimana hal ini dicapai oleh berbagai jenis sistem informasi manajemen, pendukung keputusan, dan sistem informasi lainnya.

1. Tingkatan dalam pengambilan keputusan manajemen:
Jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan di dalam suatu perusahaan berhubungan langsung dengan tingkat pengambil keputusan manajemen dan jumlah struktur dalam situasi keputusan yang dihadapi.

a.Manajemen strategis: mencakup ‘board of directors’, komite eksekutif CEO, serta top executives yang terlibat dalam pengembangan garis besar sasaran organisasi, strategi, kebijakan, dan tujuan-tujuan sebagai bagian dari proses perencanaan strategis.

b.Manajemen taktis: para manajer unit bisnis yang mengembangkan perencanaan jangka pendek dan jangka menengah, jadwal-jadwal, dan anggaran; penentuan kebijakan, prosedur, dan tujuan- tujuan bisnis bagi sub unitnya masing-masing.

c. Manajemen operasi: terdiri dari para kepala bagian di tingkat operasi yang menyusun perencanaan jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan; mengatur penggunaan sumberdaya dan tingkat performansi pekerjaan sesuai prosedur, biaya, dan jadwal yang telah ditetapkan.

2. Struktur Keputusan:
Keputusan yang dibuat pada tingkat panajemen operasional cendrung lebih terstruktur, sedang keputusan pada tingkat taktis lebih semiterstruktur, dan keputusan pada tingkat strategis lebih tak terstruktur.
a. Keputusan terstruktur: mencakup situasi dimana prosedur pengambilan keputusan yang hams diikuti dapat ditentukan sebelumnya.
Misal: inventory reorder.

b. Keputusan tidak terstruktur: mencakup situasi keputusan dimana prosedur yang hams diikuti tidak bisa ditentukan sebelumnya.
Misal: reorganisasi dalam perusahaan.

c. Keputusan semi terstruktur: sebagian prosedur pengambilan keputusan dapat ditentukan namun tidak cukup untuk memastikan keputusan.
Misal: penjadwalan produksi.

Contoh-contoh keputusan menurut strukturnya:

Fokus Sistem Informasi:

B.   SISTEM INFORMASI MANAJEMEN  (SIM)

1.   Pengertian

Sistem Informasi Manajemen (SIM)  atau   Management   Information System (MIS) adalah suatu system  informasi  pendukung  keputusan manajemen. SIM menghasilkan produk informasi   yang   menyediakan   berbagai  laporan,   display,   dan   respon  secara  periodik,  eksepsi,  atau    berdasarkan permintaan para pengambil keputusan untuk mencukupi kebutuhan informasi. Produk informasi yang telah ditentukan dapat memuaskan kebutuhan informasi para pengambil keputusan pada tingkat operasional dan taktis di organisasi yang dihadapi dalam situasi keputusan yang lebih terstruktur.

Manajer dan pengambil keputusan bisnis lainnya menggunakan SIM untuk memperoleh informasi mengenai tempat kerja mereka. Informasi ini dapat berbentuk laporan periodik, pengecualian, dan permintaan dan tanggapan langsung dari permintaan.

2. Bentuk Laporan Manajemen.

Sistem informasi manajemen menyediakan berbagai produk informasi bagi manajer. Ada empat alternatif pelaporan utama yang disediakan oleh sistem ini, yaitu:

• Laporan periodik terjadwal (periodikc scheduled reports). Bentuk tradisional penyediaan informasi bagi manajer dengan menggunakan format yang telah ditentukan dan menyediakan informasi secara rutin kepada manajer.Contoh laporan terjadal secara periodik adalah laporan analisis penjualan harian dan mingguan dan laporan keuangan bulanan.
• Laporan  eksepsi   (Exception reports). Dalam beberapa kasus, laporan dibuat hanya jika terjadi kondisi pengecualian. Dalam kasusu lainnya, laporan dibuat secara periodik namun hanya berisi informasi mengenai kondisi pengecualian tersebut. Misalnya, manajer kredit dapat diberi laporan yang hanya berisi informasi mengenai pelanggan yang meliwati batas kereditnya.
• Laporan atas permintaan dan Tanggapan (demand reports and responses). Informasi tersedia kapanpun manajer menginginkannya. Misalnya, brwser Web dan bahasa permintaan DBMS serta penghasil laporan (report generator) memungkinkan manajer di tempat kerja komputer untuk memperoleh tanggapan langsung atau menemukan dan mendapatkanlaporan tertentu sebagai hasil dari permintaan informasi yang mereka butuhkan. Jadi manajer tidak harus menunggu laporan periodik untuk tiba saat sesuai dengan jadwal.
• Push Reporting (push reporting). Informasi didorong ke manajer di tempat kerjaberjaringan. Jadi, banyak perusahaan sedang menggunakan software penyiaran Web (webeasting) untuk menyiarkanlaporan lainnya ke komputer berjaringan milik para manajer atau pakar melalui internet perusahaan.

 

3.   Online  Analytical   Processing (OLAP)

Online Anaytical Processing (OLAP) adalah kemampuan dari   sistem informasi manajemen, system   pendukung keputusan dan system  Informasi       eksekutif yang memungkinkan manajer dan analis  secara  interaktif  memeriksa  dan  memanipulasi sejumlah besar  data yang dirinci dan terkonsildasi   melalui  berbagai  perspektif. OLAP mencakup analisis hubungan yang rumit antara ribuan atau bahkan jutaan data yang disimpan dalam data mart, gudang data, dan database multidimensi lainnya untuk menemukan pola, tren, dan kondisi pengecualian. Sesi OLAP dilakukan secara online dan langsung, dengan respons yang cepat ke permintaan manajer dan analis, sehingga proses analisis atau pengambilan keputusan teidak terganggu.

Pemrosesan analitis online melibatkan beberapa operasional analisis dasar, termasuk konsolidasi, penggalian (drill-down), dan pengirisan dan pemotongan (slicing and dicing).

•     Konsolidasi (Consolidation). Konsolidasi melibatkan pengumpulan data. Hal ini dapat melibatkan pengumpulan sederhana atau pengelompokan yang rumit dengan melibatkan data yang saling berhubungan. Misalnya data kantor penjualan dapat dikumpulkan ke wilayah, dan wilayah ke regional.
•     Penggalian (Drill-down). OLAP dapat bergerak ke arah kebalikan dan secara otomatis. Misalnya, penjualan menurut produk individual atau staf penjualan yang menghasilkan total penjualan regional dapat dengan mudah diakses.
•     Pengirisan dan pemotongan (Slicing and Dicing). Pengirisan dan pemotongan merujuk pada kemampuan untuk melihat database dari berbagai sudut pandang. Satu irisan dari database penjualan dapat menunjukkan semua penjualan dari satu jenis produk secara regional. Irisan yang lain dapat menunjukkan semua penjualan menurut saluran penjualan dari setiap jenis produk. Pengirisan dan pemotongan sering dilakukan sejalan dengan sumbu waktu untuk menganalisis tren dan menemukan pola berbasis waktu pada data.

 

C.  SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN  (SPK)

1.   Pengertian

Sistem Pendukung Keputusan  (Decision  Support  Systems  = DSS)  adalah   suatu  system  informasi   yang   berbasis komputer yang menyediakan dukungan informasi interaktif bagi manajer dan praktisi  selama proses pengambilan keputusan SPK menggunakan model-model         keputusan, database khusus, pemikiran dan pandangan pembuat keputusan, dan proses modelan berbasis komputer yang interaktif untuk mendukung pembuatan  keputusan    oleh  manajer tertentu yang semiterstruktur dan tak terstruktur.

Contoh Aplikasi SPK (DSS)

• Institutional   DSS:   Perencanaan  strategis perusahaan
• Ad hoc DSS: untuk masalah &  situasi tertentu
• Industrial DSS: Airline DSS, Real  Estate DSS
• GIS   (Geographic   Information  Systems)  adalah  DSS  yang mendukung         keputusan  menyangkup distribusi geografis  dari sumberdaya.

 

2.   Komponen SPK.

Berbeda dengan SIM, SPK bergantung pada basis model (model base) dan database sebagai sumber daya sistem yang vital. Basis model SPK adalah komponen software yang terdiri dari model-model yang digunakan dalam rutinitas komputasional dan analisi yang secara matemaatis menyatakan hubungan antarvariabel.

a.   Hardware & Network resources

1. Software resources

c.   Data resources

d.   Model resources

1. People resources

 

Contoh Software SPK:PC/FOCUS, IFPS Personal, Hollos, Gentia,      Decision-Web.

 3. Pemanfaatan SPK.

Penggunaan SPK melibatkan proses pemodelan (analytical modeling) yang interaktif. Misalnya, penggunaan paket software SPK untuk pendukung keputusan dapat menghasilkan berbagai tampilan sebagai respons terhadap alternatif perubahan jika-maka yang dimasukkan oleh manajer.Hal ini berbeda dari respons permintaan dari SIM, karena pengambil keputusan tidak meminta informasi yang telah ditentukan sebelumnya. Sebaliknya, mereka mengeksplorasi alternatif yang memungkinkan. Jadi, mereka   tidak perlu menentukan kebutuhan informasi mereka di depan. Melainkan, mereka  menggunakan SPK untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan untuk membantu mereka membuat keputusan. Itu adal inti dari konsep sistem pendukung keputusan.

Penggunaan SPK melibatkan empat jenis dasar aktivitas pemodelan analitis, yaitu:

1. Analisis Jika-Maka (What-if-analysis): mengobservasi  bagaimana perubahan terhadap  variabel-variabel           tertentu  berpengaruh  terhadap  variable lain
2. Analisis Sensitivitas (Sensitivity analysis):   mengobservasi bagaimana  naik turunnya  satu variable  berpengaruh terhadap  variabel- variabel lain
3. Analisis Pencarian Sasaran (Goal seeking Analysis): merubah  nilai-nilai      beberapa     variable sampai   satu   variabel   yang  diinginkan mencapai nilai tertentu
4. Analisis Optimisasi (Optimization analysis): mencari  nilai-nilai  optimum  dari  variabel- variabel   tertentu   berdasarkan  kendala-kendala yang ada

 

SIM VS SPK:

D.   SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (SIE).

1.   Pengertian

Eksekutif adalah  sebagai seorang manajer pada Tingkat Perencanaan Strategis. Pengertian Komite Eksekutif adalah sekelompok Direktur dan Wakil Direktur yang bersama-sama menangani msalah besar yang dihadapi oleh perusahaan.

Sistem   Informasi   Eksekutif  (Executive Information Systems = EIS) adalah sistem informasi yang menggabungkan berbagai fitur SIM dan SPK. Ketika pertama kali dikembangkan, fokusnya adalah untuk memenuhi kebutuhan  informasi strategis untuk    kebutuhan    pimpinan   puncak. Jadi tujuan pertama dari  SIE adalah untuk mnyediakan akses informasi yang mudah dan cepat kepada eksekutif tingkat atas mengenai faktor-faktor penentu keberhasilan (critical success factors CSF) perusahaan, yaitu faktor-faktor utama yang penting untuk mencapai tujuan strategis organisasi.

SIE semakain banyak digunakan oleh manajer, analis, dan pekerja pengetahuan lainnya, sehingga mereka kadang-kadang bergurau dengan menyebutnya “ sistem Informasi setip Orang”. Nama yang lebih populer adalah sistem informasi perusahaan (enterprise information systems-EIS) dan sistem pendukung eksekutif (excecutive support systems-ESS).

 

2.   Fitur SIE.

Dalam SIE, infromasi ditampilkan dalam bentuk yang disesuaikan dengan keinginan eksekutif yang menggunakan sistem tersebut.. Misalnya, kebanyakan SIE menekankan pada pengguanaan interface grfis dan tampilan grafis yang dapat disesuaikan dengan informasi yang dibutuhkan oleh eksekutif yang menggunakan SIE. Metode presentasi informasi lainnya yang digunakan oleh SIE mencakup laporan pengecualian dan analisis tren. Kemampuan penting lainnya adalah kamampuan untuk menggali (drill down), yang memungkinkan para eksekutif untuk segera menelusuri tampilan informasi yang berhubungan dengan tingkat perincian yang lebih rendah.

SIE telah menyebar hingga ke tingkat manajemen menengah dan praktisi bisnis setelah mereka mengetahui kelayakan dan manfaatnya, dan karena sistem yang lebih murah untuk jaringan lien/server dan internet perusahaan telah tersedia.

 

E.   PORTAL PERUSAHAAN DAN PENDUKUNG KEPUTUSAN.

Portal informasi perusahaan (enterprise information portal-EIP) adalah interface berbasis Web dan perpaduan SIM, SPK,SIE dan teknologi lainnya yang memberikan semua pemakai internet dan pemakai ekstranet tertentu untuk mengakses berbagai layanan dan aplikasi bisnis internal dan eksternal.

Manfaat bisnis dari portal informasi perusahaan mencakup penyediaan informsi yang lebih selektif dan spesifik bagi pemakai bisnis, penyediaan akses yang mudah ke sumber daya situs Web internet perusahaan, penyediaan berita bisnis dan industri, dan penyediaan akses yang lebih baik ke data perusahaan untuk pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis tertentu. Portal informasi perusahaan dapat juga membantu menghindari peselancaran yang berlebihan oleh karyawan di perusahaan dan situs Web Internet dengan membuat mereka lebih mudah menerima atau mendapatkan informasi dan layanan yang mereka butuhkan, sehingga memperbaiki produktivitas tenaga kerja perusahaan.

 

 

 

Daftar Pustaka

A.   Pustaka utama:

1.   Gordon B. Davis, Management Information Syastems, Conceptual Foundatioan, Structure, and Development,  Second Edition, New York McGraw-Hill Book Company, 1984

 

B.   Pustaka pendukung:

1.   James A. O’ Brien, Introduction to information System, Edition 12, 2005

2.   Raymond McLeod, Jr, Management Information Systems, Edition 6, 1995

3. Tuban, McLean, Etherbe, Information Technology for Manajement, Second Edition, John Wiley & Sons.Inc., New York, 1999.